Ngày nay bạn có thể tìm được một chiếc máy fax tại bất kỳ một văn phòng nào dù lớn hay nhỏ cổ điện hay hiện đại. Hoạt động bằng cách kết nối chính với đường dây điện thoại, chiếc máy fax cho phép bạn gửi văn bản giấy tờ tới người khác gần như ngay lập tức. Thậm chí ngay cả khi đã có e-mail mà thiếu chiếc máy này, công việc kinh doanh cũng gần như vô hiệu. Nhưng hiểu là một chuyện và sử dụng nó ra sao cho đúng cách thì nhiều người thường  làm sai. Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn cho quý khách các bước sử dụng máy fax đúng cách cho dân văn phòng hãy tự trang bị kiến thức sử dụng máy fax phục vụ cho công việc nhé.

tu-sua-may-fax

Sử dụng máy fax đúng cách cho dân văn phòng

Máy fax hoạt động như thế nào?

Máy Fax một kỹ thuật điện tử gửi các bản copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Máy gửi có khả năng rà quét bản gốc sau đó đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận rồi sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy đây là cách thức một máy fax hoạt động.

Kỹ thuật fax thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín trong thập niên những năm 1980. Ngày nay tuy fax dần dần bị email thay thế trong nhiều lĩnh vực truyền thông nhưng fax vẫn còn được sử dụng tại nhiều cơ quan cũng như văn phòng vì những ưu điểm sau:

    – Ở một số quốc gia chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy fax.

    – Nhiều loại hồ sơ quan trọng không nên dùng email để tránh bị mất hay đánh cắp.

Ngoài ra, các hãng công ty lớn dùng fax servers, máy tính phục vụ với khả năng chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu fax gửi đi, nhận fax, chuyển thành email và phát vào máy tính cá nhân của nhân viên, không cần in ra giấy.

 M__y_Fax_Sharp_G_4f962a8d3e1cd

Hướng dẩn sử dụng máy fax đúng cách:

Khi mua một chiếc máy fax về bạn lo lắng không biết sử dụng như thế nào. Sau đây là cách hướng dẫn sử dụng mà dịch vụ sửa chữa máy fax đã liệt kê hãy thực hiện theo từng bước nêu dưới đây.

  1. Đặt chế độ nhận fax:

Bạn ấn lần lượt 3 phím [#] [7] [3] và màn hình hiển thị [MANUAL ANSWER]. Một số những chế độ bạn có thể chọn. TEL: Khi có chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu Fax bạn chỉ cần thao tác ấn phím [START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận Fax cho bạn. TEL/FAX: Nếu là tín hiệu Fax thì máy sẽ tự động nhận Fax, nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.

   * Chế độ nhận của máy fax: FAX ONLY MODE

Bạn nhấn phím [AUTO ANSWER:] nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy ở chế độ FAX ONLY MODE. Nếu đèn AUTO ANSWER tắt thì máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE.

   * Chế độ nhận Fax của máy: TAM/FAX:

– Nhấn phím [MENU]. Nhấn phím [#] [7] [8], Chuyển về chế độ TAM/FAX (nếu sau một số hồi chuông không có tín hiệu Fax thì máy chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).

  1. Đặt số hồi chuông để nhận Fax:

Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [7] [8] và màn hình hiển thị [TEL/FAX RING]. Bạn dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn 1 đến 9 hồi chuông đổ. Cuối cùng bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.

  1. Đặt chức năng thống kê của máy Fax:

Ở bước này bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [2], bạn có thể ấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ: ON: sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax, OFF: không in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax. Cuối cùng lại ấn phím [SET] để ghi nhớ.

  1. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản Fax:

Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [0] [4] màn hình hiển thị: [SENDING REPORT]. Bạn có thể ấn phím [SET] để chọn vào chế độ [MODE = OFF] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax).

Hoặc bạn có thể dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để lựa chọn chế độ [MODE = ON] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax) Hoặc [MODE = ERROR] (tức là in báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi fax bị lỗi. Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ. Khi đọc đến đây chắc các bạn cũng nắm các bước giúp vận hành máy fax cơ bản nhất rồi.

Tác giả bài viết: Điểm Nhấn

Write a comment:

*

Your email address will not be published.

© 2016 Điểm Nhấn . All right reserved

Mạng xã hội: